eDOC AS beschafft Lieferantenerklärungen und recherchiert Zolltarifnummern für STILL

Nachhaltige Optimierung des globalen Warenverkehrs

Viele Produkte in unserem Leben durchlaufen eine weltweite logistische Liefer- und Produktions-Kette, in der Gabelstapler von STILL zum Einsatz kommen. Die komplexen, hochmodernen Fahrzeuge bestehen aus vielen tausend Baugruppen und Einzelteilen. Als Premium-Marke bietet das Unternehmen mit Hamburger Wurzeln eine global verfügbare Ersatzteil-Logistik mit kurzen Lieferzeiten.
Um dieses Differenzierungs-Merkmal nachhaltig und wirtschaftlich gewährleisten zu können, optimierte STILL in Europa seine Außenhandels-Prozesse. Die Kernaufgaben lagen in Warenursprung und Präferenz, Export-Kontrolle und Zolltarifnummern. Eins haben sie alle gemeinsam: Sie greifen auf Stammdaten zurück, die eDOC AS in verschiedenen Projekten aktualisiert hat.

 

Ausgangslage

Eigentlich wollte die Unternehmensleitung in Hamburg „nur“ die veraltete Software zur Präferenzkalkulation ablösen. Das Tool erwies sich als nicht mehr gesetzes-konform und die Zollverwaltung mahnte Besserung an. Die neue Lösung versprach wirkungsvolle Abhilfe, offenbarte jedoch Lücken in den Materialstamm-Daten wie fehlende Lieferantenerklärungen.
Auch die Zolltarifnummern waren überwiegend zu allgemein gehalten, was unnötige Einfuhrabgaben bedeuten könnte. „Etwa 70 % unserer Materialien waren als 84312000 – Teile von Staplern eingereiht“, erinnert sich Michael Sell, Verantwortlicher für Zoll / Exportkontrolle bei der STILL GmbH. Das war dem Zoll aber nicht spezifisch genug, so dass in der Export-Abwicklung so manche Ausfuhr-Anmeldung nachbearbeitet werden musste. „Mehrfach pro Woche blieben zeitkritische Sendungen liegen. Das war mit unserem Premium-Service absolut nicht vereinbar“, betont der Zoll-Beauftragte.

Im schlimmsten Fall hätten falsch eingereihte Baugruppen, wie Hydraulikpumpen, sogar den Export-Kontroll-Beschränkungen unterlegen. „Viele Exporteure hat das kurzfristig beschlossene Russland-Embargo kalt erwischt. Uns auch“, räumt Michael Sell ein.
Nahezu zeitgleich lief eine Restrukturierung in Europa mit der Folge, dass verschiedene Bauteile künftig an anderen Produktions-Standorten hergestellt werden. Damit zogen auch die Stammdaten um – mit der klassischen Problematik, Dubletten herauszufiltern und zu eliminieren. Außerdem standardisierte das Unternehmen die ERP-Anwendungen und führte in allen Standorten SAP ein. Im Zuge der Daten-Migration stand auch eine Bereinigung des Materialstamms an.

 

„Das ZTN-Team von eDOC Aviation Service hat bereits Fachwissen mitgebracht und das extrem schnell ausgebaut, so dass der Wirkungsgrad permanent stieg. Wir sind sehr zufrieden.“
Klaus Rickers, Koordinator Außenhandels-Stammdaten und Projektleiter bei der STILL GmbH

 

Aufgabe

„Wir mussten unser Siegel made in Germany sichern. Das ist ein wichtiges Qualitäts-Merkmal bei STILL“, erklärt Klaus Rickers, Koordinator Außenhandels-Stammdaten und STILL Projektdaten. Zudem sollte die Stammdaten-Qualität insgesamt deutlich erhöht werden: „Aber dafür waren Kapazitäten nötig, die uns intern fehlten.“ Um seine Fachkenntnisse im Zolltarifrecht zu erweitern, besuchte er u.a. ein Seminar der HZA Hamburger Zollakademie. Dort lernte er zufällig eine Gruppenleiterin von eDOC AS kennen. Wenig später stellte sich der Dienstleister persönlich vor und beide Parteien entwickelten das erste Arbeitspaket für die Beschaffung, Prüfung und Erfassung von 950 Lieferantenerklärungen.

„Das war für uns eine spannende Zeit, weil STILL der erste Kunde im neuen Geschäftsbereich Stammdaten war“, erinnert sich Dipl.-Ing. Detlef Prien, Inhaber der eDOC Aviation Service GmbH. „Während der jahrelangen Zusammenarbeit mit der Lufthansa Technik AG haben wir neue Geschäftsmodelle rund um Stammdaten-Qualität entwickelt, die sich bei neuen Kunden bewähren mussten.“ Beispiele stellen die Beschaffung und Aktualisierung von Lieferantenerklärungen und die Rechnungsklärung dar ebenso wie die massenhafte Zoll-Tarifierung: Allein 500.000 Waren reihte eDOC AS für den MRO-Spezialisten ein, siehe LHT Case Study ZTN, und kann heute auf über 750.000 bereits recherchierte Zolltarifnummern zurückblicken.

„Dass solche Leistungen auch für andere Unternehmen interessant sind, hat sich schnell gezeigt“, freut sich Detlef Prien. „Besonders global agierende Maschinen- und Anlagenbauer aus Deutschland interessieren sich für unsere Services rund um Stammdaten.“ Um die enorme Nachfrage bedienen zu können, entwickelte der Geschäftsführer eine Shared Service Center-Organisation, in dem die jeweiligen Fach-Teams gleichzeitig für verschiedene Kunden arbeiten und damit flexibler agieren können.

 

Lösung

Im ersten gemeinsamen Projekt ab Ende 2013 ging es um die Dokumentation des präferenziellen Warenursprungs von Zukaufteilen für den Hamburger Produktions-Standort. Eine Analyse zeigte, dass ein nicht unerheblicher Anteil an Fremdmaterialien keinen Präferenz-Eintrag im ERP-System hatte. Entsprechend negativ wirkte sich das bei der Präferenzkalkulation mit der neuen Software aus.

Um das zu ändern, arbeiteten bis zu 4 eDOC AS Mitarbeiter direkt vor Ort in Hamburg-Billbrook. Sie beschafften Lieferantenerklärungen, kontrollierten sie formal und gaben die Daten direkt in SAP ein. „Der direkte Kontakt ist wichtig – gerade zu Beginn der Zusammenarbeit“, betont Klaus Rickers. “Wir haben hier umfangreiche Recherche-Möglichkeiten in hauseigenen IT-Systemen und können unsere Produktstruktur direkt vermitteln.”
Das zweite Projekt diente als Pilot für spätere Vorhaben zur Zoll-Tarifierung. Vorerst konzentrierten sich die Partner auf häufig bewegte Ersatzteile, so genannte Schnelldreher. Von rund 5.500 Materialien entnahm eDOC AS eine Stichprobe mit 1.500 Waren zur Analyse und operativen Einreihung der ersten 8 Stellen nach TARIC. „Wir wollten erst mal ein Gefühl dafür bekommen, wie hoch der Aufwand für die ZTN-Neueinreihung ist“, meint der Maschinenbau-Techniker.

Die Ergebnisse – vornehmlich in Form einer realistischen Preisfindung – flossen in mehrere Folgeprojekte ein, die auch Serienteile und komplette Fahrzeuge umfassten. „Die Zusammenarbeit mit eDOC AS war fair, kompetent und partnerschaftlich. Das ist eine ideale Grundlage für weitere Projekte“, meint der Projektleiter.
Bis Ende 2016 tarifierte der Dienstleister über 47.000 aktive Waren, die zum großen Teil von der KION Schwester Linde Material Handling in Aschaffenburg stammten. Für die Recherche griff er auf Stammdaten in SAP zurück sowie auf technische Informationen aus der Konstruktion wie Explosions-Zeichnungen oder Einträge in der selbst entwickelten Anwendung für das Produktdaten-Management (PDM). Zudem ergänzte das ZTN-Team passende Material-Kurztexte, die in Zoll-Dokumente einfließen.

 

„eDOC AS ist ein guter Partner: Flexibel in der Einsatzplanung, verbindlich im Handeln und transparent im Reporting. Und das Beste: Der externe Aufwand hat sich kurzfristig amortisiert, weil wir allein in 2016 1,3 Mio. Euro an Zollabgaben vermeiden konnten.“
Michael Sell, Verantwortlicher für Zoll / Exportkontrolle bei der STILL GmbH

 

Nutzwert

Die geschickte Selektierung des Materialstamms erleichterte es dem Projektteam, den Aufwand wirtschaftlich darzustellen. „Spezialfälle haben wir bewusst ausgelassen ebenso wie Bauteile, die sich per Massenpflege behandeln lassen“, berichtet Michael Sell. „Zudem haben wir kleine Pakete gebildet, die leichter zu genehmigen waren“, so der Verantwortliche für Zoll / Exportkontrolle. Denn nach seinen Erfahrungen koste es einiges, die Stammdaten-Qualität zu erhöhen, ohne dass der Nutzwert sofort erkennbar wäre. Mittlerweile zeigen sich die Vorteile jedoch in konkreten Zahlen: „Allein 1,3 Mio. Euro haben wir an Einfuhrzöllen in 2016 vermieden, weil wir die Präferenzkalkulation konsequent anwenden konnten“, freut sich der Zoll-Beauftragte.

Er rät anderen Exporteuren, nicht zu lange warten; sprich zu agieren, bevor der Zoll konkret mit Sanktionen droht wie dem Verlust des AEO-Status: „Der Berg an Aufgaben ist dann extrem hoch.“ Außerdem verlagere die Zollverwaltung ihre Arbeitsweise, wie Michael Sell erklärt: „Früher stand der fiskalische Aspekt im Fokus. Mittlerweile versteht sich der Zoll als umfassende Kontroll-Instanz. Und das geht am besten über Stammdaten.“
Hinter dem Projekt-Team liegen fünf bewegte Jahre. „Wir haben viel erreicht in punkto Qualität der Außenhandels-Stammdaten und ernten nun die Früchte“, resümiert Michael Sell. „Bei zollrelevanten Daten haben wir deutlich an Prozess-Sicherheit gewonnen und können potenzielle Risiken rechtzeitig erkennen. Zudem haben wir das Vertrauen des Zolls wieder gewonnen und konnten dabei noch die Kosten senken. Mehr geht nicht, oder?“

 

Der Kunde

STILL gehört seit langem zu den führenden Anbietern von Gabelstaplern, Wagen und Schleppern sowie modernsten Intralogistik-Systemen. Mit über 8.000 Mitarbeitern, vier Produktionsstätten, 14 Niederlassungen in Deutschland, 20 Tochtergesellschaften im Ausland sowie einem Händlernetz, das weltweit 246 Händler umfasst, ist STILL erfolgreich international tätig. Mit höchster Qualität, Zuverlässigkeit und innovativer Technik, erfüllt STILL heute und in Zukunft die Anforderungen kleiner, mittlerer und großer Unternehmen.

 

Weiterführende Infos

Zolltarifnummern, Warenursprung und Präferenz: eDOC AS Services für Zoll&Export
Lieferantenerklärungen: eDOC AS Einkauf-Service