eDOC AS hilft Lufthansa Technik beim operativen MRO Einkauf

ZTN-Service für die Lufthansa Technik AG

Wer ein Flugzeug besteigt, um schnell von A nach B zu kommen, denkt selten an den immensen Aufwand für dessen Wartung und Instandhaltung: Weit über 100.000 Bauteile müssen regelmäßig geprüft und bei Bedarf überholt oder repariert werden: von der Kaffeemaschine in der Bordküche bis zum hydraulischen Ventil in der Flugsteuerung.
Die Lufthansa Technik AG (LHT) ist Marktführer in diesem Geschäft, im Fachjargon MRO genannt für Maintenance Repair and Overhaul. Die Hamburger Basis des Unternehmens mit 7.500 Mitarbeitern ist heute Zentrale eines Netzwerkes aus weltweit rund 35 Tochter- und Beteiligungsgesellschaften. Dort inspizieren und überholen hoch spezialisierte Mitarbeiter z.B. Triebwerke, Fahrwerke sowie hydraulische, pneumatische und elektronische Systeme.
Gut 200.000 Komponenten pro Jahr werden allein in Hamburg betreut. Dies geschieht entweder in den eigenen Spezialwerkstätten oder bei Fremdfirmen, wenn es wirtschaftlich sinnvoller oder aufgrund besonderer Zertifizierungen sogar erforderlich ist. Jährlich beauftragt das Unternehmen so MRO-Leistungen für 10.000 bis 15.000 Komponenten bei etwa 900 Lieferanten und wird dabei durch den operativen Einkauf-Service von eDOC AS unterstützt.

 

Ausgangslage

Der operative MRO Einkauf ist äußerst komplex und immer zeitkritisch. Von der ersten Angebots-Anfrage bis zur abschließenden Rechnungs-Begleichung fallen bis zu 40 einzelne Schritte an. Bislang betreuten verschiedene Einkäufer-Gruppen „ihre“ Vorgänge und entwickelten historisch gewachsene Abläufe.
Eine Reorganisation soll die Prozesse vereinheitlichen und den Aufwand minimieren. So initiierte das Management ein Kompetenz-Zentrum in Hamburg, das die Optimierung des MRO Einkaufs vorantreibt. Andreas Möde, Head of Contracted MRO Cooperation & Technology, verantwortete das Vorhaben in der ersten Phase: „Dreh- und Angelpunkt ist eine saubere Prozess-Dokumentation. Die bindet Kapazitäten, die uns im Tagesgeschäft fehlen.“ Zudem braucht es Zeit, bis die geplante Verlagerung auf andere LHT-Standorte vorbereitet und eingespielt ist.
Den temporären Engpass gleicht der Dienstleister eDOC Aviation Service aus, der für LHT seit vielen Jahren diverse administrative Aufgaben übernimmt. Neben kontinuierlichen Services agiert der Partner immer wieder bei befristeten Projekten wie der Klassifizierung von 500.000 Zolltarifnummern im Zuge neuer Export-Prozesse, siehe Case Study Zolltarifnummern für Lufthansa Technik. „Man kennt sich und geht vertrauensvoll miteinander um“, urteilt der Teamleiter Andreas Möde.

„Unsere Prozesse erfordern den ständigen Austausch. Dafür ist Nähe wichtig – räumlich und gedanklich. eDOC AS kennt unsere Produkte, unsere Denke und identifiziert sich voll mit unseren Zielen. Der ideale Dienstleister.“
Andreas Möde, Head of Contracted MRO Cooperation & Technology, Lufthansa Technik AG

 

Aufgabe

Auch im operativen MRO Einkauf federt der Partner zeitlich begrenzte Spitzen ab. Ein Rahmenvertrag definiert die Konditionen, so dass kurze Entscheidungswege möglich sind. Der externe Spezialist hatte schon vorher ausgewählte Schritte übernommen wie die Rechnungsklärung. Der Einsatzbereich war also nicht neu und ermöglichte eine schnelle Aufstockung zur kompletten Bearbeitung von Klärungsfällen für bis zu 125 Lieferanten (Stand: Frühjahr 2017). Um dem hohen Qualitätsniveau der Luftfahrtindustrie gerecht zu werden, schulten die LHT Einkäufer alle Mitarbeiter des Dienstleisters über mehrere Tage. Zudem absolvierte das 10-köpfige Projektteam weitere Trainings.
Jede Woche besprechen beide Parteien die anstehenden Aufgaben, und die Einkäufer von eDOC AS passen ihre Personalplanung an. „Die machen einen guten Job. Wir profitieren von Mitarbeitern mit dem nötigen spezifischen Fachwissen, die wir extrem flexibel abrufen können“, erklärt Roland Kukhahn. Er übernahm übernahm das Projekt im Herbst 2016 als Head of Contracted MRO Operations, Aircraft Component Services bei der Lufthansa Technik AG.

 

Lösung

eDOC AS organisiert seine Fach-Teams in Shared Service Centern, die je nach aktuellem Bedarf für verschiedene Kunden bzw. Projekte arbeiten. So ist es möglich, zeitnah und variabel auf Änderungen zu reagieren. „Der permanente Wandel bei uns vermeidet eingefahrene Wege und erfordert eine hohe Anpassungsfähigkeit“, meint Detlef Prien, Inhaber der eDOC Aviation Service GmbH. „Er fördert aber auch den Blick nach links und rechts, von dem unsere Kunden profitieren.“
Diese praxisbezogene Analyse im laufenden Betrieb förderte auch im MRO Einkauf der Lufthansa Technik potenzielle Schwachstellen oder Lücken zu Tage, die gemeinsam behoben werden können. „eDOC AS hat eine besondere Art, zum richtigem Zeitpunkt konstruktive Nachfragen zu stellen. Das gibt uns wichtige Impulse, was im Alltag besser geht oder in der Prozess-Dokumentation fehlt“, meint der Teamleiter Roland Kukhahn. Auch schätzt er am Dienstleister, dass er im Sinne des Kunden denkt und auch betriebswirtschaftliche Aspekte berücksichtigt.
Das externe Team bearbeitet alle Klärungsfälle im definierten Lieferantenbereich. Dazu greifen Sie auf das SAP-System und andere Tools des Kunden zu und pflegen alle Daten direkt in den Materialstamm ein. Die Korrespondenz läuft vornehmlich per E-Mail in Englisch. Aber auch andere Sprachen wie Türkisch oder Spanisch deckt der Partner ab. Die Bandbreite an Aufgaben reicht von der weltweiten Suche nach freien Kapazitäten, die Erzeugung von Bestellanforderungen (BANF) und Versandaufträgen über die Prüfung von Kostenvoranschlägen und Preisverhandlungen im konkreten Fall bis zum Einfordern von Garantie-Leistungen, fehlenden Dokumenten oder Geräte-Irrläufern.
Im Zuge des laufenden Betriebes entsteht ein komplexes Regelwerk für die täglichen Fallentscheidungen. Dies sieht z.B. vor, dass die externen Kollegen bis zum gesetzten Schwellenwert frei agieren können. Darüber hinaus fassen sie bei Ingenieuren aus den Fachbereichen nach und bearbeiten den Vorgang dann weiter.

„Die eDOC AS Mitarbeiter stellen sich schnell auf neue Situationen ein und bieten einen konstanten, professionellen Service, den wir flexibel abrufen können.“
Roland Kukhahn, Head of Contracted MRO Operations, Aircraft Component Services bei der Lufthansa Technik AG

Nutzwert

Der Initiativaufwand für die Umstrukturierung erfordert temporär mehr Kapazitäten, die eDOC AS als Partner auf Zeit abfedert. Der permanente Austausch beider Parteien gepaart mit der „Brille von außen“ fördert eine kritische Auseinandersetzung mit etablierten Abläufen. So entstehen praxiserprobte, belastbare Vorgehensweisen und eine lückenlose Prozess-Dokumentation: Eine essenzielle Voraussetzung, um den operativen MRO Einkauf künftig global umsetzen zu können.
Als willkommener Nebeneffekt entdeckt der Partner falsche Stammdaten – insbesondere Zahlendreher in der Materialnummer – und steigert so die Datenqualität.

 

Der Kunde

Der Lufthansa Technik Konzern gehört mit über 35 Tochterunternehmen und Beteiligungs-Gesellschaften sowie mehr als 26.000 Mitarbeitern weltweit zu den bedeutendsten Anbietern flugzeugtechnischer Dienstleistungen. Das Angebot von Lufthansa Technik umfasst das gesamte Service-Spektrum für Verkehrsflugzeuge in den Bereichen Wartung, Reparatur, Überholung, Modifikation und Umrüstung, Triebwerke, Fahrwerke und Komponenten.

 

Mehr Infos

Weitere Case Study zum Kunden: eDOC AS recherchiert für Lufthansa Technik rund 500.000 Zolltarifnummern (ZTN)

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